Ser capaz de saber cómo priorizar correctamente es una habilidad que puede ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos sin problemas y con eficacia. Esto es indispensable para los profesionales, especialmente aquellos que tienen familia. En este mundo tan cambiante, es probable que nos encontremos enfrentando muchos desafíos diferentes, los cuales pondrán a prueba nuestra capacidad de priorizar las cosas para no perder una sola tarea importante.
Aquí te comparto 6 consejos útiles para tomar el control total de la situación:
- Escribe todas tus tareas por hacer
Escribe todo lo que necesitas hacer ese día. No es necesario ordenar por prioridad aún. Sólo escríbelas de forma que tengas una lista visible en una hoja de papel (o de forma digital).
- Identificar lo que es realmente importante: comprende tu objetivo
Si bien puede parecer una estrategia de administración del tiempo, es fundamental establecer prioridades para alcanzar los objetivos a largo plazo. Comprender en qué estás trabajando realmente, ya sea terminar un proyecto o cambiar de trabajo, puede ayudarte a identificar las tareas más pertinentes para esos resultados futuros. Puede ser una buena idea dividir esos grandes objetivos en otros más pequeños, relacionados con el tiempo.
- Destacar lo que es urgente
Tu lista de tareas debería proporcionar una vista completa de las fechas para completarlas, para que puedas identificar las tareas que deben trabajarse rápidamente y planificar con antelación en función de tareas futuras.
También, es importante establecer fechas para alcanzar esas tareas, incluso cuando no se requieran. De lo contrario, se seguirán postergando tareas importantes simplemente porque no son urgentes. De esta manera también conseguirás aumentar la productividad y evitar la procrastinación.
- Priorizar según la importancia y la urgencia
Las tareas se deben clasificar (y luego priorizar) según su importancia y urgencia en:
- Urgentes e importantes: Son las tareas que deben completarse primero.
- Importantes, pero no urgentes: Marca tiempo en tu calendario para hacer estas tareas sin interrupciones.
- Urgentes, pero no importantes: Se pueden delegar.
- Ni urgentes ni importantes: Quítalas de la lista de tareas, en su momento las trabajarás.
Puedes crear una estrategia y crear una lista separada de solo tres tareas que deben hacerse ese día. Esas tareas deben ser elegidas más por su importancia que por su urgencia. Para decidir, hazte preguntas orientadas a los objetivos: ¿Qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer hoy para alcanzar ese objetivo?
- Considerar el esfuerzo
Cuando uno mira una larga lista de tareas pendientes, es fácil abrumarse con todo lo que hay por hacer. Eso reduce la productividad y lleva a la procrastinación.
Si tu lista de tareas se vuelve demasiado pesada, priorizas aquellas que requieran un mínimo de tiempo y esfuerzo, y complétalas rápidamente. Eso te dará un respiro y generará una sensación de logro que te impulsará durante el día.
- Delegar
Cuando digo delegar, me refiero también a subcontratar, es decir a sacar de tu lista de tareas aquellas tareas que bien podrían hacer otros.
La delegación es una tarea pendiente todavía, parece ser que no está muy de moda pedir ayuda. Pero no he conocido a nadie que se arrepienta de haber delegado. Generalmente las personas te dicen aquello de «¡Ojalá lo hubiera hecho antes!».
Un asistente personal puede ayudarte a organizarte y a realizar muchas de esas tareas que tanto te abruman.
Elimina todo lo que no aporta. Delega lo que puedan hacer otros, o subcontrátalo. Céntrate en lo más importante. Contáctanos para una orientación de cómo podemos ayudarte.
